리단 집회는 원칙적으로 관리인이 소집하게 됩니다.

관리단 집회에는 정기 관리단집회와 임시 관리단집회가 있습니다. 정기 관리단집회는 회계연도가 종료한 후에 관리인이 의무적으로 소집해야 합니다. 임시관리단 집회는 관리인이 필요하다고 인정하는 경우에 소집하게 됩니다.

구분소유자의 1/5 이상이 회의의 목적 사항을 구체적으로 밝혀서 관리단 집회의 소집을 청구하는 경우에도 관리인은 관리단 집회를 소집해야 합니다. 구분소유자들이 집회의 소집을 청구하였음에도 불구하고 관리인이 집회를 소집하지 않으면 관리인에게 집회의 소집을 청구한 구분소유자들은 직접 관리단 집회를 소집할 수 있습니다.

관리인이 공석인 경우에는 구분소유자의 1/5 이상이 관리단 집회를 소집할 수 있습니다. 규약으로 이 기준을 1/7이나 1/10으로 완화할 수 있지만, 1/3 등으로 강화할 수는 없습니다.

원칙적으로 무효입니다.

소집통지가 없었거나, 일부의 구분소유자들에게 소집통지를 하지 않은 상태에서 관리단 집회가 개최되었다면, 그러한 집회에서 이루어진 결의는 원칙적으로 성립하지 않았거나 무효라고 보아야 합니다.

당연히 비거주 구분소유자에게도 관리단 집회의 소집을 통지해야 합니다. 그러나 별도로 통지장소를 관리단에 제출하지 않았고 규약의 정함이 있다면 등기부상 전유부분 주소 또는 등기부상 주소로 통지하면 충분합니다.

관리단의 소집통지는 원칙적으로 전유부분으로 발송하면 됩니다. 그러나 구분소유자가 통지장소를 별도로 제출하였다면 그 제출한 장소로 발송해야 합니다. 예를 들어 구분소유자가 해당 전유부분을 임대한 경우에 구분소유자는 자신이 살고 있는 장소로 통지해 줄 것을 관리단에 요청할 수 있습니다. 이 경우에 해당 주소지로 소집통지서를 발송해야 합니다.

규약의 정함이 있다면 전유부분을 직접 점유하고 있는 구분소유자의 경우에는 건물 내의 적당한 장소에 관리단 소집공고를 함으로써 소집통지에 갈음할 수 있습니다. 다만 실무에서는 전유부분 장소에 소집공고만 할 경우 인정하지 않은 경우가 빈번하므로 반드시 소집통지는 우편 또는 등기로 진행하여 주시기 바랍니다(이상의 내용은 집합건물법 제34조 참조).

관리단 집회가 개최되었지만, 의결정족수를 채우지 못해서 결의가 성립하지 않았다면 사후적으로 동의를 받았다고 해서 결의가 유효하게 될 수는 없습니다.

다만 관리단 집회에서 서면으로 동의서를 받았고, 사후적으로 구분소유자로부터 동의서를 받았으며, 동의한 구분소유자 및 의결권이 4/5 이상이라면 관리단 집회의 결의에 갈음한 서면결의의 성립을 인정할 수 있습니다. 관리단 집회에 갈음하는 서면결의에 대해서는 집합건물법 제41조가 규정하고 있습니다.

규약의 정함이 있는 경우에는 스마트폰의 문자로 의결권을 행사할 수 있습니다.

집합건물법은 전자적 방법에 의한 의결권 행사방식을 허용하고 있습니다. 공인인증서나 공인전자서명을 활용한 전자투표의 경우에는 규약의 정함이 없더라도 이를 활용하여 결의를 성립시킬 수 있습니다.

그러나 공인인증서 등을 활용하지 않은 전자투표나 이메일, 문자 등을 통해서 의결권을 행사하기 위해서는 규약에서 이를 허용하고 있어야 합니다(집합건물법 시행령 제13조제1항 참조). 따라서 관리단 집회의 결의를 위해서 이메일이나 스마트폰을 활용하기 위해서는 이를 규약으로 허용하도록 해야 합니다.

규약의 정함이 있는 경우에는 스마트폰의 문자로도 의결권을 행사할 수 있습니다. 그런데 관리단 집회를 개최하지 않고 스마트폰의 문자나 투표시스템을 통해서 결의를 하는 경우에는 구분소유자 및 의결권의 4/5 이상의 동의를 얻어야 합니다. 단순하게 말한다면 관리단 집회가 개최되지 않는 경우에는 서면에 의한 결의를 하든지, 전자적 방법으로 결의를 하든지, 구분소유자 및 의결권의 4/5 이상의 동의를 얻어야 합니다.

구분소유자 1인이 구분소유자 및 의결권의 50% 이상을 대리할 수 없습니다.

대리인이 대부분의 구분소유자를 대리하게 되면 사실상 대리인 1명의 의사에 따라 관리단 집회의 결의가 이루어질 수 있습니다. 특히 관리단 집회에 구분소유자들이 잘 참석하지 않는 점을 이용하여 소집통지에서 특정한 구분소유자에게 의결권을 위임할 것을 요구하는 경우가 있습니다. 이렇게 되면 특정인이 대부분의 구분소유자로부터 위임을 받아서 자신의 의사에 따라서 관리단 집회의 결의를 성립시킬 수 있습니다.

이러한 문제점이 발생하지 않도록 대리인이 구분소유자를 대리하여 의결권을 행사하는 경우에 대리인인 구분소유자가 구분소유자 및 의결권의 과반수를 대리할 수 없습니다(집합건물법 시행령 제15조 제2항 참조).

관리단 집회의 결의를 성립시키기 위해서 소집통지를 하면서 특정인(관리인이나 관리단 임원)에게 의결권을 위임할 것을 안내하는 경우가 있는데, 특정인이 관리단 집회의 결의를 임의로 결정할 수 있도록 악용되는 경우가 있으니 특정인에게 위임하도록 하는 소집통지서의 내용은 신중할 필요가 있습니다.

서면에 의한 의결권 행사는 관리단 집회 결의 전까지 할 수 있습니다.

관리단 집회가 개최되는 경우에 서면에 의한 의결권 행사는 관리단 집회의 결의 전까지 할 수 있습니다(집합건물법 시행령 제14조 제2항). 만약 관리단 집회 이후에도 서면에 의한 의결권 행사가 허용된다면 정족수 부족으로 결의가 성립하지 않았는데, 사후적으로 동의를 얻어 결의를 성립시킬 수 있게 됩니다. 즉 불성립한 결의를 사후적으로 성립시킬 수 있게 됩니다. 이를 방지하기 위해서 관리단 집회 전까지 서면에 의한 의결권을 행사할 수 있습니다.

규약이나 관리단 집회의 결의가 있다면 관리단 집회가 개최하기 이전의 시점까지 서면에 의한 의결권 행사를 제한할 수 있습니다.

전자투표나 스마트폰을 활용한 의결권 행사(규약의 정함이 필요함)의 경우에는 관리단 집회의 전날까지 의결권을 행사해야 합니다(집합건물법 시행령 제13조 제3항).

관리단 집회를 소집한 구분소유자 중에서 연장자가 집회의 의장이 됩니다.

관리인이 관리단 집회를 소집할 수 있으며, 관리인이 관리단 집회를 소집한 경우에는 관리인이 집회의 의장이 됩니다. 그런데 관리인이 없다면 구분소유자의 1/5 이상이 관리단 집회를 개최할 수 있습니다.

이 경우에 관리단 집회를 개최한 구분소유자 중에서 연장자가 의장이 됩니다. 그러나 규약이나 관리단 집회의 결의로 달리 정할 수 있습니다.

원칙적으로 연장자가 의장이 되지만, 관리단 집회를 시작할 때 적합한 구분소유자를 의장으로 선출하는 결의를 거친 후에 선출된 의장이 의사를 진행하는 것이 바람직합니다.

관리단 집회의 의사록은 원칙적으로 관리인이 보관하여야 합니다.

관리단 집회가 개최되면 반드시 의사록이 작성되어야 합니다. 의사록이 없기 때문에 사후적으로 결의의 성립여부를 확인하기 어려운 경우가 있으며, 그로 인해서 분쟁이 발생하는 경우가 많습니다. 그러니 분쟁을 예방하기 위해서라도 의사록을 반드시 작성해야 합니다.

의사록은 규약의 보관과 같은 방식으로 보관해야 합니다. 따라서 원칙적으로 관리인이 규약을 보관해야 합니다.

그러나 관리단 집회의 결의로 정한 구분소유자 또는 대리인에게 의사록을 보관하도록 할 수 있습니다. 그리고 의사록의 보관에 대해서 규약으로 의사록을 보관할 자를 정할 수도 있습니다.

관리인의 보고의무의 내용에 대해서는 집합건물법 시행령 제6조가 상세하게 규정하고 있습니다.

보고의무는 크게 매월 보고해야 하는 의무와 연 1회 이상 보고해야 하는 의무로 구분해 볼 수 있습니다.

매월 보고해야 하는 내용은 관리비의 부과내역과 산정방법입니다. 이러한 내용을 서면으로 보고해야 합니다. 아파트에서 매월 발송되는 관리비내역서 등이 이러한 서면보고에 해당합니다.

연 1회 보고해야 하는 내용은 아래와 같습니다. 통상적으로 정기 관리단집회에서 이러한 보고의무가 이행됩니다. 그러나 임시 관리단집회에서 수시로 보고할 수도 있습니다.

1. 관리단 사무 집행을 위한 분담금액과 비용의 산정방법, 징수ㆍ지출ㆍ적립내역에 관한 사항

2. 제1호 외에 관리단이 얻은 수입 및 그 사용 내역에 관한 사항

3. 관리위탁계약 등 관리단이 체결하는 계약의 당사자 선정과정 및 계약조건에 관한 사항

4. 규약 및 규약에 기초하여 만든 규정의 설정ㆍ변경ㆍ폐지에 관한 사항

5. 관리단 임직원의 변동에 관한 사항

6. 건물의 대지, 공용부분 및 부속시설의 보존ㆍ관리ㆍ변경에 관한 사항

7. 관리단을 대표한 재판상 행위에 관한 사항

8. 그 밖에 규약, 규약에 기초하여 만든 규정이나 관리단집회의 결의에서 정하는 사항